1. GELTUNGSBEREICH
Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie Personendaten im Rahmen von Online-Befragungen bearbeitet werden, die durch VITAMIN 2 im Auftrag ihrer Kundinnen und Kunden durchgeführt werden.
Für jede Befragung gelten ergänzend die Angaben, die direkt in der Einladung oder auf der Startseite der jeweiligen Umfrage aufgeführt sind. Dort werden insbesondere das für die Befragung verantwortliche Unternehmen, der Zweck der Befragung sowie die Art der Auswertung bezeichnet.
2. VERANTWORTLICHE STELLE
VITAMIN 2 konzipiert, betreut und wertet die Befragung im Auftrag des Kunden/ der Kundin aus. Wir handeln dabei grundsätzlich als Auftragsbearbeiterin und bearbeiten die Daten nach den Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers.
Ausführende Agentur:
VITAMIN 2
Bogenstrasse 7a
9000 St.Gallen
info@vitamin2.ch
www.vitamin2.ch
3. ZWECK DER DATENBEARBEITUNG
Die Daten werden ausschliesslich für den bei der jeweiligen Befragung angegebenen Zweck bearbeitet. Je nach Befragung kann dies beispielsweise die Erhebung von Bedürfnissen, Erwartungen, Erfahrungen, Meinungen oder Rückmeldungen von Kundinnen und Kunden, Mitarbeitenden, Partnerorganisationen oder weiteren Anspruchsgruppen umfassen.
Die Ergebnisse können dazu verwendet werden, Angebote, Dienstleistungen, Prozesse, Kommunikationsmassnahmen oder strategische Grundlagen weiterzuentwickeln.
Eine Verwendung für andere, mit dem angegebenen Befragungszweck nicht vereinbare Zwecke erfolgt nicht.
4. BEARBEITETE DATEN
Je nach Ausgestaltung der Befragung können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:
Antworten auf Auswahl-, Bewertungs- und Freitextfragen
freiwillig angegebene Kontakt- und Personendaten
Angaben wie Funktion, Abteilung, Altersgruppe oder andere demografische Merkmale
Datum und Zeitpunkt der Teilnahme
technische Daten wie IP-Adresse, Browserinformationen, Geräteinformationen und Cookies
bei personalisierten Einladungen die verwendete E-Mail-Adresse sowie der Bearbeitungsstatus der Einladung
Welche Angaben obligatorisch und welche freiwillig sind, ist in der jeweiligen Befragung ersichtlich.
Bitte machen Sie in Freitextfeldern keine Angaben über sich oder andere Personen, die für den Zweck der Befragung nicht erforderlich sind. Dies gilt insbesondere für Namen, Gesundheitsdaten, persönliche Konflikte oder andere sensible Informationen.
5. ANONYME UND VERTRAULICHE BEFRAGUNGEN
Bei der jeweiligen Befragung wird angegeben, ob die Antworten anonym oder vertraulich bearbeitet werden.
Anonyme Befragungen
Bei anonymen Befragungen werden die Einstellungen nach Möglichkeit so gewählt, dass in den Umfrageergebnissen keine IP-Adressen, E-Mail-Adressen, Namen oder vergleichbaren Identifikatoren mit den Antworten verknüpft werden.
Eine vollständige Anonymität kann dennoch eingeschränkt sein, wenn Teilnehmende in Freitextantworten selbst identifizierende Angaben machen oder wenn eine Kombination verschiedener Antworten Rückschlüsse auf eine Person zulässt oder wenn Teilnehmende freiwillig ihre Kontaktdaten angeben.
Vertrauliche Befragungen
Bei vertraulichen Befragungen kann eine Zuordnung der Antworten zu einzelnen Personen technisch oder aufgrund der erhobenen Angaben grundsätzlich möglich sein. Die Antworten werden jedoch nur den für die Durchführung und Auswertung autorisierten Personen zugänglich gemacht und nicht personenbezogen veröffentlicht.
Auswertungen und Berichte werden nach Möglichkeit zusammengefasst oder anonymisiert dargestellt.
6. TECHNISCHE DURCHFÜHRUNG MIT SURVEYMONKEY
Für die technische Durchführung der Befragungen verwenden wir die Online-Plattform SurveyMonkey.
Anbieterin für Kundinnen und Kunden in der Schweiz ist grundsätzlich:
SurveyMonkey Europe UC
Dublin, Irland
SurveyMonkey bearbeitet die Daten in unserem Auftrag beziehungsweise im Auftrag der verantwortlichen Stelle. Dabei können auch weitere technische Dienstleister und Unterauftragsbearbeiter beigezogen werden.
Abhängig vom verwendeten Abonnement, der Kontokonfiguration und den eingesetzten Funktionen können Daten insbesondere in Irland, den USA, Kanada oder weiteren Staaten bearbeitet beziehungsweise von dort aus zugänglich gemacht werden.
Weitere Informationen zur Datenbearbeitung durch SurveyMonkey finden Sie in der Datenschutzerklärung und der Liste der Unterauftragsbearbeiter von SurveyMonkey:
7. IP-ADRESSEN, COOKIES & MEHRFACHTEILNAHMEN
SurveyMonkey kann bei der Nutzung einer Umfrage technische Daten wie IP-Adressen, Zeitstempel und Browserinformationen bearbeiten.
Bei Weblink-Befragungen werden IP-Adressen standardmässig als Metadaten in den Umfrageergebnissen erfasst, sofern die entsprechende Funktion nicht deaktiviert wurde. Bei anonymen Befragungen wird diese Zuordnung nach Möglichkeit deaktiviert.
Unabhängig von den Einstellungen der Umfrageergebnisse kann SurveyMonkey IP-Adressen vorübergehend in technischen Protokolldaten bearbeiten, beispielsweise für den sicheren Betrieb, die Fehlerbehebung und den Schutz vor Missbrauch.
Um eine mehrfache Teilnahme mit demselben Browser zu verhindern, kann SurveyMonkey ein Cookie auf dem verwendeten Gerät speichern. Das Cookie zeigt an, dass mit diesem Browser bereits an der Befragung teilgenommen wurde. Eine MAC-Adresse des verwendeten Geräts wird hierfür nicht benötigt.
8. ZUGRIFF AUF DIE DATEN
Zugriff auf die Umfragedaten erhalten nur jene Personen und Dienstleister, die diesen für die Durchführung, technische Betreuung oder Auswertung der Befragung benötigen. Dazu können gehören:
autorisierte Mitarbeitende der verantwortlichen Stelle
autorisierte Mitarbeitende der VITAMIN 2 AG
SurveyMonkey und dessen Unterauftragsbearbeiter
weitere Dienstleister, sofern diese bei der konkreten Befragung ausdrücklich eingesetzt werden
Alle zugriffsberechtigten Personen sind zur vertraulichen Bearbeitung der Daten verpflichtet.
Personenbezogene Einzelantworten werden nicht an unberechtigte Dritte weitergegeben oder veröffentlicht.
9. EXPORT UND SPEICHERUNG DER UMFRAGEDATEN
Die Umfrageantworten werden grundsätzlich innerhalb der Systeme von SurveyMonkey bearbeitet.
Soweit es für die Auswertung, Dokumentation oder Erstellung eines Ergebnisberichts erforderlich ist, können Daten vorübergehend exportiert und auf geschützten Systemen der VITAMIN 2 AG oder der verantwortlichen Stelle gespeichert werden. Exporte können beispielsweise als Excel-, CSV- oder PDF-Dateien erfolgen.
Die Dateien werden durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen geschützt. Der Zugriff wird auf die für das Projekt zuständigen Personen beschränkt.
10. BEARBEITUNG VON DATEN IM AUSLAND
Bei der Nutzung von SurveyMonkey können Personendaten in Staaten bearbeitet werden, deren Datenschutzrecht nicht in jedem Fall ein mit der Schweiz vergleichbares Schutzniveau gewährleistet.
Soweit erforderlich, wird die Datenübermittlung durch geeignete Garantien abgesichert. Dazu gehören insbesondere anerkannte Datenschutzrahmen, vertragliche Datenschutzklauseln und die im Data Processing Agreement von SurveyMonkey enthaltenen Schweizer Standarddatenschutzklauseln.
Ein Zugriff aus anderen Staaten kann zudem im Rahmen des technischen Supports oder durch Unterauftragsbearbeiter erfolgen.
11. EINSATZ KÜNSTLICHER INTELLIGENZ
Eine KI-gestützte Auswertung von Umfrageantworten sind möglich.
Vor einer KI-gestützten Auswertung werden direkt identifizierende Angaben wie Namen, E-Mail-Adressen oder Kontaktdaten soweit möglich entfernt. Da auch Freitextantworten identifizierende oder sensible Angaben enthalten können, werden diese vor einer Übermittlung an externe KI-Dienste angemessen geprüft und bereinigt.
Auf Grundlage der Umfrageantworten werden keine ausschliesslich automatisierten Entscheidungen getroffen, die für einzelne Personen rechtliche oder vergleichbar erhebliche Auswirkungen haben.
12. WETTBEWERBE UND KONTAKTAUFNAHME
Sofern die Teilnahme an einer Befragung mit einem Wettbewerb, einer Verlosung oder einer späteren Kontaktaufnahme verbunden ist, werden die dafür benötigten Kontaktdaten ausschliesslich für den angegebenen Zweck verwendet.
Eine Teilnahme an einem Wettbewerb ist freiwillig. Soweit nicht anders angegeben, hat die Angabe der Kontaktdaten keinen Einfluss auf die Auswertung der Umfrageantworten.
13. AUFBEWAHRUNG UND LÖSCHUNG
Die Aufbewahrungsdauer der im Rahmen einer Befragung erhobenen Daten wird projektbezogen und in Abstimmung mit dem jeweiligen Auftraggeber festgelegt. Sie richtet sich insbesondere nach dem Zweck der Befragung, der erforderlichen Auswertung und Dokumentation sowie nach allfälligen gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten.
Die Umfragedaten können nach Abschluss der Befragung während der vereinbarten Aufbewahrungsdauer in SurveyMonkey archiviert und für berechtigte ergänzende Auswertungen oder Dokumentationszwecke aufbewahrt werden.
Sobald personenbezogene Einzelantworten für die vereinbarten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie auf Anweisung des Auftraggebers gelöscht oder so anonymisiert, dass kein Rückschluss auf einzelne Personen mehr möglich ist. Dies gilt auch für allfällige Exportdateien auf den Systemen des Auftraggebers oder der VITAMIN 2 AG.
Anonymisierte oder zusammengefasste Auswertungsergebnisse können zu Dokumentations-, Vergleichs- oder Statistikzwecken länger aufbewahrt werden.
14. DATENSICHERHEIT
Die verantwortliche Stelle, die VITAMIN 2 AG und die eingesetzten Dienstleister treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um die Daten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff, missbräuchlicher Verwendung, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.
Dazu gehören insbesondere beschränkte Zugriffsberechtigungen, passwortgeschützte Benutzerkonten, geeignete Ablage- und Löschprozesse sowie eine verschlüsselte Datenübertragung.
Trotz dieser Massnahmen kann bei der Übermittlung und Bearbeitung von Daten über das Internet keine absolute Sicherheit gewährleistet werden.
15. FREIWILLIGKEIT DER TEILNAHME
Die Teilnahme an unseren Befragungen ist grundsätzlich freiwillig. Eine begonnene Befragung kann jederzeit abgebrochen werden.
Aus einer Nichtteilnahme oder einem Abbruch entstehen grundsätzlich keine Nachteile, sofern bei der konkreten Befragung nicht ausdrücklich auf besondere Rahmenbedingungen hingewiesen wird.
16. RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN
Im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts können betroffene Personen insbesondere folgende Rechte geltend machen:
Auskunft über die bearbeiteten Personendaten
Berichtigung unrichtiger Daten
Löschung von Personendaten
Widerspruch gegen bestimmte Datenbearbeitungen
Herausgabe oder Übertragung von Daten, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind
Diese Rechte können eingeschränkt sein, wenn gesetzliche Pflichten, überwiegende Interessen oder die Rechte anderer Personen entgegenstehen.
Bei anonym erhobenen Daten kann eine Auskunft, Berichtigung oder Löschung einzelner Antworten nicht möglich sein, da diese keiner Person zugeordnet werden können.
Anfragen sind zu richten an:
VITAMIN 2 AG
info@vitamin2.ch
VITAMIN 2 leitet die Anfrage bei Bedarf an die zuständige verantwortliche Stelle weiter.
17. AKTUALISIERUNG DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich unsere Prozesse, die eingesetzten Dienstleistungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern.
Es gilt die auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.
Stand: August 2026